En tweet, en inbox, en wall og en blogg: fram, tilbake, siden, sammen….. Man får en jenka-lignende følelse når man skal forsøke å finne ut hvordan sosiale medier og arkivering skal gå hånd i hånd. Målet er å samle og bevare, på tross av at web 2.0 er helt i front og arkivering skjer i etterkant.
Men hvordan skal man vurdere hva på de sosiale mediene som er arkivverdig? Diskusjonen rundt dette har versert en stund hos blant annet Trondheim og Sørum kommune. I denne veilederen må dette feltet også tas opp, og vi etterspør derfor ideer og tanker om hvordan arkiv og web 2.0 skal kunne gå hånd i hånd. Vi ser det som svært viktig at man ivaretar sin rolle som forvaltningsorgan og følger de spilleregler man er pålagt, samtidig som man ikke skal la være å bevege seg ut i de sosiale mediers verden.
”….ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring.” Arkivlovens definisjon av et dokument, § 2a
I 1992 trådte dagens Arkivlov i kraft; da var world wide web kun ett år gammelt. Det er ikke rart det ikke var tatt høyde for arkivering av tweets eller wallposter på facebook den gang. Forskriften er også over 10 år gammel… Dette sier sitt.
”Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.” Arkivlovens § 1
Vi ser også at anbefalingene utvalget som evaluerte Regjeringens bruk av sosiale medier i 2009 allerede har blitt selvfølgeligheter mange steder. Når denne utviklingen går så fort, hvordan skal Arkivverket og forvaltningen for øvrig følge med? De opererer med en annen tidsramme, og tar inn arkivene fra andre etater etter 25 år. Elektroniske arkiv kan deponeres før denne årrekken har gått, men likevel byr dette på utfordringer i forhold til forvaltningens bruk av sosiale medier.
Mange tenker også på det som gjøres på sosiale medier som en muntlig samtale, og viser til at dette begrenser hva som skal journalføres. Men som Arkivverket peker på, er det innholdet som skal styre hvorvidt noe er arkivverdig eller ikke. Tradisjonell saksbehandling, slik vi kjenner den i dag, er kanskje ikke klar for de sosiale mediene? Eller skal den kanskje heller ikke være det? All saksbehandling skal integreres i arkivet og det finnes per i dag ytterst få arkivrutiner og systemer for sosiale medier. Det er altså ikke alltid viljen som hemmer journalføring, men heller systemene. Her ligger det mye mat for utviklere på IT-området.
Arkiv og sosiale medier blir altså som et tveegget sverd med en rekke innebygde dilemmaer og kontradiksjoner. Hvordan kan vi unngå å tape arkivverdig dokumentasjon? Hvordan skal vi bevare noe på et arkivbestandig medium etter kravene i Offentleglova som også passer for nettsamfunn? Må det gjøres noe med regelverket?
”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.” Arkivlovens § 6
Hvordan skal vi behandle dette i veilederen vår? Hvilke erfaringer sitter dere på der ute?
Jeg får begynne jeg, da.
Vi har vurdert arkivering av det vi selv gjør her på bloggen. Når vi startet opp var jeg innom arkivet her i Difi og spurte om de hadde noen forslag til hvordan vi kunne arkivere bloggen og alle de kommentarene som måtte komme. De ble svar skyldige og jeg anklager dem absolutt ikke for det. Det finnes jo ingen forskrift om arkivering av dette materialet, ikke ligger teknologien til rette for det, vi har ikke opparbeidet noen felles rutiner, vi er ikke engang sikre på hva som er arkivverdig og hva som regnes for uformelle samtaler.
Her hos oss har vi ikke landet problemstillingen enda, men vi jobber med interne rutiner for sosiale medier i Difi.
Finnes det noen som har laget interne rutiner for arkivering, eller regner de fleste sosiale medier for å være uformelle samtaler?
Hele internett er jo et et eneste gigantisk arkiv!
Begrepet “arkivverdig” bygger på tre forutsetninger fra papiralderen, nemlig
#1. at det er et skille mellom privat kommunikasjon (brev ol.) og offentligheten
#2. og at lagring av dokumenter tar plass, slik at det å sorteres ut hva som er verdt å ta vare på for ettertiden
#3. lagring må foregå i Norge i egne organisasjoner for dette formålet
#4. dokumenter må overføres til arkiv for å være sikker på bevaring for ettertiden
Disse er (prinsipielt sett) i liten grad relevant for internettkommunikasjon
Ad #1: Bloggposter, Twitter-meldinger, Flickr-bilder, YouTube-videoer er med standardinnstillinger offentlig for alle globalt. Det er derfor ikke noe skille mellom offentlig og privat kommunikasjon.
Ad #2: Elektronisk lagring er så billig at det å sortere ut meldinger for å spare plass er direkte sløsing med arbeidstid. Søkemotorers evne til å søke i tekst gjør at mye av aktiviteten med å sortere ut for å lette fremtidig gjenfinning blir mindre viktig.
Ad #3: Internett er globalt, dermed kan en hvilken som helst (gjerne utenlandsk) nettjeneste lagre permanente versjoner av “arkivverdige” dokument. For eksempel har organisasjoner som archive.org lagret historiske versjoner av norske nettsider.
Slik så for eksempel Regjeringen.no ut for nøyaktig ti år siden: http://web.archive.org/web/20000520061021/http://www.odin.dep.no/
Ad #4: Kopier av elektroniske dokument er identiske med originalen. Å arkivere er derfor samme aktivitet som å kopiere. Alle har tilgang til samme kopieringsteknologi som arkivpersonale, så hvem som helst kan drive “arkiv”.
Men det er også relevante motargumenter
Innvending #1: Mange typer sosial medier er private meldinger. Facebookoppdateringer, epost, sms er (oftest) privat, og ikke synlig for omverdenen. Alle nye typer sosiale medier vil skape journalførlingsproblematikk. Eksempelvis vedtaket om at Stoltenbergs sms’er i forbindelse med bankkrisa var journalverdige for å sikre offentleglovas intensjon.
Innvendling #2: Internettsider er oftest ustrukturert informasjon, dermed er det kaotisk å søke i søkemotor etter f.eks. alle meldinger om et emne. Bruk av pseudonym, og nick-uten felt for organisasjonstilknytning vanskeliggjør gjenfinning. Tradisjonelle journalsystemer har løst dette ved å strukturere i felter som kan søkes i separat (avsender, mottaker, dato, arkivref etc)
Innvending #3: Gjeldende arkivlovverk og personopplysningslov stiller strenge formkrav, som i praksis medfører at arkivene må dobbeltpublisere en liten del av internettkommunikasjon (den mikroskopiske del som en finner arkivverdig). Historiske versjoner av nettsider er ofte bare lagret i utlandet, pga Datatilsyn-pålegg om å slutte å indeksere historiske versjoner av norske offentlige nettsider.
Innvending #4: Sosiale medier er mer likt en database enn en dokumentsamling. Å kun kopiere innhold (tekst, bilder) vil arkivere en kopi som ikke inneholder nettstedets funksjonalitet, som relasjoner til innhold i systemet som ikke er lagret. En Twittermelding løsrevet fra sin kontekst er ofte helt uforståelig.
Oppfinneren av webben, Tim Berners-Lee konsekvent tatt til orde for at nettet bør fungere som et permanent arkiv, slik at begrepet “arkivering” blir en anakronisme.
http://www.w3.org/Provider/Style/URI
Takk for innspill Harald!
Mange fine tankevekkere dette. Ikke minst var det ganske festlig å se ODIN igjen.
Det er som du skriver flere innvendinger her. OG det er nettopp disse vi må ta høyde for å diksutere.
I arkivverden har det skjedd mye de siste årene. Både systemene, arkivfaget, de som praktiserer faget og de mediene de skal forholde seg til har gjennomgått en rekke forandringer. Men likevel er det noen prinsipper som står ved lag. Eksempelvis skal alt som arkiveres bli arkivert på bestandige medier. Dette synes jeg høres ut som tidenes utfordring. Hvordan vet vi hvilke elektroniske dibedutter vi har om 5, 10 eller si 100 år?
Men som du sier er nettet i seg seg selv et arkiv, og vi har aldri hatt tilgang på mer infomrasjon.
Vi tar med oss kommentarene dine når vi skal snekre på veilederen. Som for øvrig vil bli lagt ut på nett. Forhåpentligvis et arkivbestandig medium…..
Det er viktig å skilje mellom formell og uformell kommunikasjon. Dersom kommunikasjonen mellom det offentlege organet og publikum er uformell, og dette er uomtvisteleg for begge partar representerer ikkje dette eit arkivproblem. Uformell kommunikasjon har ein hatt sidan tidenes morgon utan at dette er blitt fanga opp av noko arkivssystem. Dersom ein velgjer å gjere seg nytte av sosiale medier til meir formell sakshandsaming må det offentlege organet sjølv sørge for å løfte dette inn i formelle arkivsystemer. Dette er imidlertid heller ikkje nokon skilnad frå korleis det har vore før. Velger ein å trekke inn i ei formell saksvurdering ein samtale ein har hatt på bussen på veg til jobben, skal dette sjølvsagt visast til i saksmappa.
Dei sosiale media er vel først og fremst nytta av offentlege organ i med kommunikasjon for auge. Så må ein berre passe på at kommunikasjonen ikkje går på bekostning av dokumentasjonen, og det kan vere ei stor nok utfordring i dagens situasjon.
Godt poeng, Arnt Ola Fidjestøl.
Det er viktig med rutiner for arkivering uansett om dreier seg om tradisjonelt skriftlig materiale, telefonsamtaler eller det vi snakker om her, kommunikasjon i ulike sosiale medier.
Takker for innspill.
Er enig i gode poeng både fra Fidjestøl og Groven.
Det er noe med at “the media is the message” (Marshall McLuhan) her, og da blir det viktig å forstå at hvilket “sosialt” medium man bruker bør styres av hva slags innhold man ønsker å formidle.
Om en statsråd kvitrer, for eksempel, bør det styres av en gjensidig forståelse om at dette er en spontan kommentar som er en del av en bredere samtale. Likeledes vil det være upassende å bygge twitter i en saksgang, for eksempel, hos NAV.
Det finnes og kan utarbeides rammeverk som i det minste gir retningslinjer, og kanskje i enkelte tilfeller styrer bruk, og dermed også arkivering av data. Slike rammeverk må av nødvendighet være dynamiske ettersom media utvikler seg.
Absloutt enig i det du skriver her Leif.
Viktigheten av at det man etablerer i forhold til arkiv og sosiale medier er dynamaisk, må virkelig stå i fokus.
Kanskje er retningslinjer for hver offentlig virksomhet den rette veien å gå. I så tilfelle, må det være etablerte (og dynamiske) standarder som er satt i forhold til arkiv som gjelder alle innenfor offentlig sektor. Det vi produserer skal jo inn i et og samme arkiv til slutt…
Takk for kommentarer!
Vi er i gang med veilederen nå, og alle innspill tas fortløpende med som bakgrunn når vi skriver.
I prosjektet “Samarbeid for arbeid” måtte de berørte departementene forholde seg til arkivering av innspill, forslag og kommentarer. Noe diskusjon ble foretatt i forkant av prosjektet, men det var opp til hvert departement å bestemme hva de selv anså som arkivverdig.
Resultatet kan beskues her: http://bit.ly/cK8aIm
Nå ser jeg at Difi er på en annen linje med denne bloggen og at kommentarer ikke er ansett som arkivverdige. Det kan være hensiktsmessig å arkivere en oppsummering av hvert innlegg hvor kommentarer også inngår. En mulighet som er foreslått er å arkivere f.eks. innkommende kommentarer fra de første 30 dagene etter at innlegget er lagt ut og deretter henvise til postmottak.
Dette blir mye på linje med det som andre også skriver. Det er innholdet som avgjør hvorvidt noe er arkivverdig, og det er opp til hver fagmyndighet (dep/dir/etat etc.) å vurdere om det som kommer inn er skal arkiveres.
Dette blir en slags øvelse i å se om loven praktiseres likt… spennende! Det hadde vært interessant å se om det som ble ansett som akrivverdig i et departement stemte overens med de øvrige.
Det er for øvrig et godt tips du kommer med til slutt, Gorm. Har dere erfaring med denne typen håndtering?
Hei Ellen, har dessverre ikke noen andre gode eksempler nå, men det burde være interessant med en undersøkelse til høsten.
Det at etater og enkeltpersoner må selv velge hva som er arkivverdig, er problematisk da det ligger an til forskjellig praksis. Jeg vil anta at det er endel twitter meldinger som er arkivverdige! Jeg tror man må lage klare arkiveringsregler som ikke gir rom for skjønn. Selv jobbet jeg i Telenor når man innførte arkivering av ALT! Dette førte til at man faktisk kunne finne igjen andres dokumenter, og man kunne slippe å vurdere om dette dokumentet er arkivverdig eller ikke.
Men problemstillingen er i forhold til tradisjonell arkiveringsteknologi: Hvordan skal man få arkivert en twitter melding? Og hvordan skal man kunne arkivere alt? Det blir vel for dyrt?
Det er her ny teknologi kommer inn: Søkemotorer og interne arbeidsportaler (som gjennomfører arkiveringen for deg). Informasjonen må ledes fra C:/ og e-post boksen, til arbeidsflater hvor arbeidsgiver beslutter hva som skal arkiveres (og ikke den enkelte ansatte). Dersom man unngår dobbeltlagring (og lagrer direkte i arkivet som man gjør i Telenor), så vil ikke lagring av alt i arkivet bli mer kostbart.
Web.archive er mulig grunnet søkemotorer. Dette er også mulig på bedriftens twitter lignende side (som yammer.com) eller debattfora. Og all digital informasjon er jo lagret en gang? Å arkivere et øyeblikksbilde fra tid til annen fra bedriftens søkemotor, vil føre til at man kan gå tilbake for i detalj å se hva man debatterte eksempelvis på difis blogg om sosiale medier i 2010. Og det kan virkelig være arkivverdig for ettertiden!
mvh Rune Ulvnes
som ikke er sikker på om denne kommentaren er arkivverdig
Hei Rune,
Spennede med hva Telenor gjrode tidligere. Er dette fortsatt praksis?
Vi i Difi jobber for tiden med en ny arkivløsning og på arbeidsmøtene kommer stadig dette med akrivering av sosiale medier opp. Men som du skriver, er det letteste at ting går rett i arkivet og ikke blir dobbeltlagret.
Ellers kommer jo et kapasistets- og kostanadsspørsmål inn som en del av regnestykket til slutt…
Jeg er ikke minst enig med deg i at det ikke kan være subjektivt hva som er arkivverdig. Men det kan også bli vanskelig å lage felles rutiner for hva som anses som arkivverdig. Arkivverket selv sier at dette skal være innholdsstyrt. Det er i alle fall et utgangspunkt, men det gir mulig et for vidt handlingsrom. Når det komemr til handlingsrom er vi plutselig inne på en mer overordnet diskusjon…
Jeg gleder (og kanskje gruer) meg til noen finner ut hvordan man lagrer twittermeldinger!
I første rekke må man vel finne en løsning som legger til rette for at elektroniske høringer osv blir akseptert som verktøy og som finner sin plass i akrivet.
For vi vil vel alle at kommunikasjon med brukerne og innbyggerne skal gå så let tsom mulig, samtidig som at verdifull infomrasjon og dokumentasjon for ettertiden blir bevart.
Ellen
Telenor gjør visstnok dette fortsatt (dog usikker), men er ikke like “strenge”. Det nye er deling via sharepointportaler. Her blir dataene sikret, og tilgjengelig for ettertiden via søk. Dette går så lenge man ikke legger ned portalene.
mvh Rune